ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ · ΜΙΚΡΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ
Παρακολούθηση πωλήσεων και εισπράξεων:
ένας απλός πίνακας για μικρές επιχειρήσεις.
Αν η επιχείρησή σου δουλεύει με προκαταβολές, πίστωση, δόσεις ή εξόφληση σε μεταγενέστερη ημερομηνία, αυτός ο απλός πίνακας σε βοηθά να βλέπεις ξεχωριστά τι έχεις πουλήσει, τι έχεις ήδη εισπράξει και ποιοι λογαριασμοί παραμένουν ανοιχτοί.
Μπορεί να έχεις κάνει μία πώληση, αλλά να μην έχεις εισπράξει τα χρήματα. Πως να λειτουργήσεις σε αυτές τις περιπτώσεις;
- Πότε χρειάζεσαι ξεχωριστή παρακολούθηση πωλήσεων και εισπράξεων
- Πώς φτιάχνεις τον πίνακα
- Παράδειγμα με πωλήσεις 13.200€
- Πώς ενημερώνεις τον πίνακα όταν λαμβάνεις μία νέα πληρωμή
- Πώς να διαβάζεις τα δεδομένα
- Τι δε σου δείχνει ο πίνακας
- Ποιες αποφάσεις μπορείς να πάρεις με τα δεδομένα του πίνακα
- Από πού να ξεκινήσεις
Μέσα στον μήνα η επιχείρησή σου έκανε 13.200€ σε πωλήσεις.
Το νούμερο από μόνο του, όμως, δε σου λέει πόσα από αυτά τα χρήματα έχεις εισπράξει στην πραγματικότητα.
Υπάρχουν περιπτώσεις όπου ξεκινάς με προκαταβολή και πληρώνεσαι το υπόλοιπο ποσό σταδιακά και άλλες όπου πληρώνεσαι όλο το ποσό από την αρχή.
Αν κοιτάς μόνο τις πωλήσεις, αυτές οι περιπτώσεις φαίνονται ίδιες.
Δεν είναι.
Ο πίνακας παρακολούθησης πωλήσεων και εισπράξεων σε βοηθά να απαντάς ξεχωριστά σε τρεις ερωτήσεις:
- Ποιο είναι το συνολικό ποσό των πωλήσεων;
- Τι από αυτά έχω εισπράξει;
- Τι περιμένω να εισπράξω και πότε;
01 Πότε χρειάζεσαι ξεχωριστή παρακολούθηση πωλήσεων και εισπράξεων
Χρειάζεσαι ξεχωριστή παρακολούθηση πωλήσεων και εισπράξεων όταν η πώληση δεν εξοφλείται ολόκληρη τη στιγμή που γίνεται.
Για παράδειγμα, όταν:
- παίρνεις προκαταβολή και το υπόλοιπο αργότερα,
- δίνεις πίστωση,
- δέχεσαι πληρωμή σε δόσεις,
- η εξόφληση γίνεται σε μεταγενέστερη ημερομηνία.
Τότε χρειάζεται να βλέπεις ξεχωριστά τι έχεις πουλήσει και τι έχεις ήδη εισπράξει.
Το ίδιο μπορεί να συμβεί σε μια επιχείρηση υπηρεσιών που αναλαμβάνει έργα ή συμβόλαια και σε μια επιχείρηση προϊόντων που δουλεύει με μεγαλύτερες παραγγελίες ή B2B πελάτες.
Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, το σύνολο των πωλήσεων δεν απαντά από μόνο του στην ερώτηση:
«Πόσα από αυτά τα χρήματα έχω ήδη εισπράξει;»
02Πώς στήνεις τον πίνακα παρακολούθησης
Μπορείς να ξεκινήσεις με ένα Excel ή Google Sheet και μία γραμμή για κάθε πώληση, παραγγελία ή έργο που δεν εξοφλείται απαραίτητα τη στιγμή που καταχωρίζεται.
Στο τέλος του άρθρου θα βρεις έτοιμο αρχείο Excel που μπορείς να κατεβάσεις!
| Ημερομηνία πώλησης | Πελάτης / Παραγγελία | Αξία πώλησης | Έχω εισπράξει | Απομένει | Επόμενη είσπραξη | Κατάσταση |
|---|
Η Αξία πώλησης είναι το συνολικό ποσό της συγκεκριμένης πώλησης.
Στο Έχω εισπράξει καταγράφεις το ποσό που έχει ήδη πληρωθεί.
Το Απομένει υπολογίζεται ως εξής:
Αξία πώλησης − Έχω εισπράξει
Στη στήλη Επόμενη είσπραξη καταγράφεις την ημερομηνία που έχει συμφωνηθεί για την επόμενη πληρωμή ή για την εξόφληση.
Η στήλη Κατάσταση συμπληρώνεται με ένα από τα ακόλουθα:
Σε αναμονή · Εξοφλημένη · Εκπρόθεσμη
Αν ένας πελάτης έχει περισσότερες από μία παραγγελίες ή έργα, κράτησέ τα σε ξεχωριστές γραμμές.
Έτσι μπορείς να βλέπεις ποιο υπόλοιπο αντιστοιχεί σε ποια συναλλαγή.
03Ένα παράδειγμα συμπλήρωσης του πίνακα:
Ας υποθέσουμε ότι μέσα στον Οκτώβριο έχεις τις παρακάτω συναλλαγές.
Κάποιες αφορούν υπηρεσίες και κάποιες πώληση προϊόντων:
| Ημερομηνία | Πελάτης / συναλλαγή | Αξία πώλησης | Έχω εισπράξει | Απομένει | Επόμενη είσπραξη | Κατάσταση στις 09/10 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/10 | Προϊόντα + εγκατάσταση | 4.800€ | 2.400€ | 2.400€ | 25/10 | Σε αναμονή |
| 02/10 | Παραγγελία προϊόντων | 3.650€ | 3.650€ | 0€ | — | Εξοφλημένη |
| 01/10 | Υπηρεσία υποστήριξης | 2.900€ | 1.450€ | 1.450€ | 05/10 | Εκπρόθεσμη |
| 04/10 | Ανταλλακτικά + τεχνική εργασία | 1.850€ | 600€ | 1.250€ | 18/10 | Σε αναμονή |
| Σύνολο | 13.200€ | 8.100€ | 5.100€ |
Οι πωλήσεις είναι 13.200€.
Από αυτά, έχεις ήδη εισπράξει 8.100€ και απομένουν 5.100€.
Τώρα χρειάζεται να δεις πότε περιμένεις να μπουν αυτά τα 5.100€.
- Για τα 2.400€, ο πελάτης θα πληρώσει στις 25/10.
- Για τα 1.250€, η επόμενη πληρωμή είναι στις 18/10.
- Για τα 1.450€, η ημερομηνία πληρωμής ήταν 05/10.
Άρα στις 09/10:
- 3.650€ δεν έχουν φτάσει ακόμη στην ημερομηνία πληρωμής τους
- 1.450€ έχουν ήδη καθυστερήσει.
Με αυτόν τον τρόπο μπορείς να ξεχωρίζεις ανά πάσα στιγμή τι δεν έχεις εισπράξει ακόμα και ποιες πληρωμές έχουν καθυστερήσει.
04Πώς ενημερώνεις τον πίνακα όταν λαμβάνεις μια νέα πληρωμή
Κάθε φορά που εισπράττεις ένα νέο ποσό, ενημερώνεις την υπάρχουσα γραμμή.
Παράδειγμα:
Μια πώληση που έκανες έχει αξία 4.800€ και μέχρι σήμερα έχεις εισπράξει 2.400€.
Ο πίνακας γράφει:
- Αξία πώλησης: 4.800€
- Έχω εισπράξει: 2.400€
- Απομένει: 2.400€
- Επόμενη είσπραξη: 25/10
- Κατάσταση: Σε αναμονή
Αν ο πελάτης πληρώσει άλλα 1.000€, αλλάζεις μόνο τα στοιχεία που χρειάζεται:
- Έχω εισπράξει: 3.400€
- Απομένει: 1.400€
Αν έχετε συμφωνήσει νέα ημερομηνία για το υπόλοιπο ποσό, ενημερώνεις και την Επόμενη είσπραξη.
Όταν ο πελάτης εξοφλήσει όλο το ποσό:
- Έχω εισπράξει: 4.800€
- Απομένει: 0€
- Κατάσταση: Εξοφλημένη
Με αυτόν τον τρόπο μπορείς να βλέπεις την τρέχουσα κατάσταση κάθε έργου που έχει υπόλοιπο πληρωμής με μία μόνο ματιά.
05Πώς να διαβάζεις τον πίνακα
Κάθε φορά που ανοίγεις το αρχείο, ξεκίνα από τα τρία βασικά σύνολα:
- Πωλήσεις
- Εισπραχθέντα
- Προς είσπραξη
Στη συνέχεια, πήγαινε στις συναλλαγές που έχουν υπόλοιπο και έλεγξε τη συμφωνημένη ημερομηνία πληρωμής.
Για κάθε μία χρειάζεται να δεις:
- Τι ποσό απομένει μέχρι την εξόφληση;
- Πότε συμφωνήθηκε να πληρωθεί;
- Έχει περάσει αυτή η ημερομηνία;
Έτσι αποκτάς μία καλύτερη εικόνα των προβλέψεων χρηματοροής μέσα στην επιχείρησή σου.
6Τι δεν σου λέει αυτός ο πίνακας
Ο πίνακας δεν σου λέει πόσα χρήματα υπάρχουν σήμερα στον τραπεζικό λογαριασμό ή στο ταμείο της επιχείρησης.
Αν από τα 8.100€ που έχεις εισπράξει έχεις ήδη πληρώσει προμηθευτές, μισθοδοσία, ενοίκιο ή άλλες υποχρεώσεις, μέρος αυτού του ποσού έχει ήδη χρησιμοποιηθεί.
Επίσης δεν σου λέει αν οι πωλήσεις των 13.200€ απέφεραν κέρδος ή ζημία.
Δεν υπολογίζει κόστος προϊόντων, λειτουργικά έξοδα ή περιθώριο κέρδους.
Χρησιμοποίησε τον πίνακα για να συνδέεις κάθε πώληση με το ποσό που έχει ήδη πληρώσει ο πελάτης και με το ποσό που εξακολουθεί να εκκρεμεί.
07 Ποιες αποφάσεις μπορείς να πάρεις με τα δεδομένα του πίνακα
Ο πίνακας σε βοηθά να εντοπίζεις καθυστερήσεις. Ταυτόχρονα, μπορείς να δεις το πόσο που έχεις ήδη εισπράξει από μία συνεργασία, το υπόλοιπο καθώς και πότε είναι να εισπράξεις τις επόμενες πληρωμές.
Από εκεί και μετά μπορείς να ελέγξεις αν χρειάζεται να κάνεις κάτι.
Για παράδειγμα, όταν:
- δεν έχεις ακόμη εισπράξει αρκετά για μια πληρωμή ή αγορά,
- μεγάλο ποσό παραμένει ανεξόφλητο για αρκετό διάστημα,
- βασίζεσαι σε χρήματα που περιμένεις να μπουν αργότερα,
- οι ίδιοι όροι πληρωμής σου δημιουργούν συχνά μεγάλο υπόλοιπο,
- κάποια πληρωμή έχει ήδη καθυστερήσει.
Τότε εξετάζεις τι χρειάζεται να αλλάξεις: πότε θα πληρώσεις, τι πόσο θα δεσμεύσεις σε νέα εμπορεύματα και υποχρεώσεις, τι προκαταβολή θα ζητήσεις ή πώς θα συμφωνήσεις την επόμενη πληρωμή.
08Ξεκίνα από τις πωήσεις που έχουν ανοιχτά υπόλοιπα πληρωμής
Δε χρειάζεται να περάσεις όλο το ιστορικό της επιχείρησης στο αρχείο.
Ξεκίνα από τις πωλήσεις που δεν έχουν εξοφληθεί ακόμη.
Για καθεμία, γράψε:
- την αξία της πώλησης,
- πόσα έχεις ήδη εισπράξει,
- πόσα απομένουν,
- πότε περιμένεις την επόμενη πληρωμή.
Μετά κοίτα τα τρία βασικά νούμερα:
- Πόσο έχεις πουλήσει.
- Πόσο έχεις ήδη εισπράξει.
- Πόσο περιμένεις ακόμη να εισπράξεις.
Έτσι μπορείς να δεις πιο καθαρά αν χρειάζεται να περιμένεις πριν κάνεις μια νέα πληρωμή, αν πρέπει να ξαναδείς τους όρους πληρωμών ή αν κάποια συγκεκριμένη είσπραξη έχει ξεφύγει της προθεσμίας της και χρειάζεται να κάνεις κάτι για αυτό.
Κατέβασε το αρχείο παρακολούθησης πωλήσεων και εισπράξεων και ξεκίνα με τις ανοιχτές συναλλαγές που έχεις σήμερα.
Αν θέλεις να δούμε μαζί τι δείχνουν τα στοιχεία της δικής σου επιχείρησης και να φτιάξουμε ένα εργαλείο που λύνει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα κλείσε σήμερα την Quick Fix συνεδρία σου.
Η ΣΥΓΓΡΑΦΕΑΣ
Φωτεινή Βαβίτσα
Οικονομολόγος · Σύμβουλος επιχειρήσεων · Εκπαιδεύτρια
Σε βοηθάω να κατανοήσεις καλύτερα τη μικρή σου επιχείρηση και να οργανώσεις τα επόμενα βήματά σου.
ΤΟ ΕΠΟΜΕΝΟ ΒΗΜΑ
Ξεκίνησε από κάτι απλό
και τα μεγάλα θα ακολυθήσουν.
Ας δούμε μαζί τι συμβαίνει στην επιχείρησή σου και πού αξίζει να δώσεις πρώτα βάρος.
45′ λεπτά · Άμεση καθοδήγηση · Πλάνο δράσεων
ΣΥΝΕΧΙΣΕ ΤΗΝ ΑΝΑΓΝΩΣΗ
Το επιχειρείν στην πράξη.
ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΓΙΑ ΜΙΚΡΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ