ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ · ΜΙΚΡΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ
Καθημερινή παραγωγή και απόθεμα:
ένας απλός έλεγχος 7 ημερών
Ένα πρακτικό εργαλείο για μικρές επιχειρήσεις που παράγουν προϊόντα καθημερινά και τους περισσεύει απόθεμα από τη μία ημέρα στην επόμενη.
Η καθημερινή παραγωγή δεν ξεκινά από το μηδέν.
Σε αυτό το άρθρο
- 01Πότε είναι χρήσιμος αυτός ο έλεγχος
- 02Γιατί δεν αρκεί να συγκρίνεις παραγωγή και πωλήσεις
- 03Ο πίνακας που χρειάζεσαι
- 04Τι να καταγράφεις κάθε μέρα
- 05Το test των 7 ημερών
- 06Τι να κοιτάς στο τέλος της εβδομάδας
- 07Τι δε σου λέει αυτό το εργαλείο
- 08Πότε έχεις αρκετά στοιχεία για να αλλάξεις την παραγωγή
Αν σήμερα παρήγαγες 100 τεμάχια προϊόντος και πούλησες τα 70, αυτό δε σημαίνει ότι σου περίσσεψαν 30 για αύριο.
Μπορεί να είχες ήδη απόθεμα από χθες. Ίσως να απέσυρες κάποια τεμάχια, να τα χρησιμοποίησες για ιδία χρήση ή να τα δώρησες χωρίς να πάρεις χρήματα για αυτά. Μέρος από όσα πούλησες σήμερα μπορεί επίσης να είχε παραχθεί τις προηγούμενες ημέρες.
Η ερώτηση εδώ είναι: Τελικά παράγεις όσο χρειάζεσαι ή μήπως το πετάς; Μήπως χρειάζεσαι περισσότερο και δεν το έχεις καταλάβει;
Για να το αποφασίσεις αυτό χρειάζεται να παρακολουθήσεις ολόκληρη την πορεία του προϊόντος.
Στη συνέχεια θα δεις πώς να κάνεις αυτή την καταγραφή, τι να κοιτάξεις μετά από 7 ημέρες και πότε τα δεδομένα είναι αρκετά ώστε να δικαιολογήσουν κάποια αλλαγή στην παραγωγή σου.
0101 Πότε είναι χρήσιμος αυτός ο έλεγχος
Ο συγκεκριμένος έλεγχος έχει νόημα όταν παράγεις συχνά το ίδιο προϊόν και μέρος της ποσότητας που δεν φεύγει σήμερα παραμένει διαθέσιμο την επόμενη ημέρα.
Μπορεί, για παράδειγμα, να έχεις έναν φούρνο, ένα μαγειρείο, μία μικρή μονάδα παραγωγής, ή οποιαδήποτε επιχείρηση με καθημερινή παραγωγή όπου καθημερινά προστίθεται νέα ποσότητα σε ένα ήδη υπάρχον απόθεμα.
Το πρόβλημα αρχίζει όταν η απόφαση για την επόμενη παραγωγή βασίζεται κυρίως στο «πώς τα πήγαμε σήμερα» ή στο πόσα προϊόντα φαίνεται ότι έχουν απομείνει.
Με την πάροδο του χρόνου, συμβαίνουν συνήθως δύο πράγματα: Η επιχείρηση και τα δεδομένα της αγοράς αλλάζουν. Έτσι, αν δεν ασχοληθείς με τις καθημερινές πωλήσεις και το απόθεμα στο τέλος της ημέρας η εικόνα του πόσο χρειάζεται να παράξεις καθημερινά γίνεται ανακριβής.
Αν, αντίθετα, παράγεις αποκλειστικά κατόπιν παραγγελίας και δεν υπάρχει προϊόν που μεταφέρεται από τη μία ημέρα στην επόμενη, χρειάζεσαι διαφορετικό έλεγχο που θα αναλύσουμε σε άλλο άρθρο.
02Γιατί δεν αρκεί να συγκρίνεις παραγωγή και πωλήσεις
Έστω ότι σήμερα έφτιαξες 100 τεμάχια ενός προϊόντος και πούλησες 65.
Αν κοιτάξεις μόνο αυτά τα δύο νούμερα, είναι εύκολο να θεωρήσεις ότι σου περίσσεψαν 35 τεμάχια.
Τι γίνεται όμως αν το πρωί είχες ήδη 40 τεμάχια από την προηγούμενη ημέρα;
Τότε τα πραγματικά διαθέσιμα προϊόντα σου ήταν:
40 + 100 = 140 τεμάχια
Αν μέσα στην ημέρα πούλησες 65 και πέταξες άλλα 5, στο τέλος απομένουν:
140 − 65 − 5 = 70 τεμάχια
Αυτό είναι το νούμερο που θέλεις να παρακολουθήσεις.
Είναι το σημείο εκκίνησης της επόμενης ημέρας.
Οι σημερινές πωλήσεις δεν αφορούν υποχρεωτικά τη σημερινή παραγωγή. Ένα προϊόν που έφτιαξες σήμερα μπορεί να πουληθεί αύριο, ενώ ένα μέρος των σημερινών πωλήσεων μπορεί να προέρχεται από χθεσινό απόθεμα.
Για αυτό ο έλεγχος που θα κάνεις χρειάζεται να παρακολουθεί τη συνολική κίνηση ενός προϊόντος μέσα στον χρόνο.
03Ο πίνακας που χρειάζεσαι
Ξεκίνα με ένα συγκεκριμένο προϊόν.
Διάλεξε κάτι που παράγεις συχνά και μπορεί να πουληθεί και την επόμενη ημέρα.
Για 7 συνεχόμενες ημέρες φτιάξε έναν πίνακα με τις εξής στήλες:
| Ημερομηνία | Αρχικό Απόθεμα | Παραγωγή ημέρας | Συνολικά Διαθέσιμα | Πωλήσεις | Αποσύρθηκαν / Δόθηκαν | Τελικό Απόθεμα | Παρατηρήσεις |
|---|
Η βασική σχέση που μελετάμε είναι:
Αρχικό απόθεμα + Παραγωγή − Πωλήσεις − Απώλειες = Τελικό απόθεμα
Το τελικό απόθεμα της σημερινής ημέρας πρέπει κανονικά να γίνει το αρχικό απόθεμα της επόμενης.
Έτσι οι ημέρες συνδέονται μεταξύ τους και μπορείς να δεις την πορεία του προϊόντος συνολικά, χωρίς να παράγεις καθημερινά στον αυτόματο πιλότο.
Ακολουθεί η ανάλυση και οδηγίες για να συμπληρώσεις την κάθε στήλη.
04Τι να καταγράφεις κάθε ημέρα
Αρχικό απόθεμα
Πριν ξεκινήσει η νέα παραγωγή, μέτρα πόσα τεμάχια είναι πραγματικά διαθέσιμα.
Αν χθες έκλεισες με 70, σήμερα θα πρέπει κανονικά να ξεκινήσεις με 70.
Αν βρίσκεις 64, υπάρχει ήδη μία διαφορά που χρειάζεται να εξηγηθεί.
Παραγωγή ημέρας
Γράψε πόσα νέα τεμάχια παρήγαγες.
Συνολικά διαθέσιμα
Πρόσθεσε:
Αρχικό απόθεμα + Παραγωγή ημέρας
Αν ξεκίνησες με 40 και παρήγαγες 100:
40 + 100 = 140 διαθέσιμα τεμάχια
Πωλήσεις
Κατάγραψε πόσα τεμάχια πουλήθηκαν συνολικά μέσα στην ημέρα.
Δε χρειάζεται να ξέρεις αν ήταν από τη σημερινή ή από παλαιότερη παραγωγή.
Αποσύρθηκαν / Δόθηκαν
Εδώ καταγράφεις ό,τι έφυγε χωρίς να πουληθεί.
Για παράδειγμα:
Φύρα, προϊόντα που χάλασαν και τα πέταξες, δοκιμές, δώρα ή όσα κράτησες για εσωτερική χρήση.
Αυτή η στήλη είναι απαραίτητη.
Αν καταγράφεις μόνο τις πωλήσεις, οποιαδήποτε άλλη κίνηση θα εμφανιστεί αργότερα σαν ανεξήγητη διαφορά στο απόθεμα.
Τελικό απόθεμα
Στο τέλος της ημέρας μέτρα τι έχει πραγματικά απομείνει.
Μετά σύγκρινε την πραγματική ποσότητα με τον θεωρητικό υπολογισμό:
Αρχικό απόθεμα + Παραγωγή − Πωλήσεις − Άλλες έξοδοι
Αν ο πίνακας λέει 70 και εσύ μετράς 64, κάτι λείπει από την καταγραφή.
Αυτό από μόνο του είναι χρήσιμη πληροφορία.
05Το test των 7 ημερών
Ας δούμε τι συμβαίνει αν καταγράψεις το ίδιο προϊόν για μία εβδομάδα.
| Ημερομηνία | Αρχικό Απόθεμα | Παραγωγή ημέρας | Συνολικά Διαθέσιμα | Πωλήσεις | Αποσύρθηκαν / Δόθηκαν | Τελικό Απόθεμα |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Δευτέρα | 40 | 100 | 140 | 65 | 5 | 70 |
| Τρίτη | 70 | 100 | 170 | 85 | 5 | 80 |
| Τετάρτη | 80 | 100 | 180 | 75 | 10 | 95 |
| Πέμπτη | 95 | 100 | 195 | 85 | 5 | 105 |
| Παρασκευή | 105 | 100 | 205 | 90 | 5 | 110 |
| Σάββατο | 110 | 100 | 210 | 95 | 5 | 110 |
| Κυριακή | 110 | 100 | 210 | 80 | 10 | 120 |
Αν κοιτούσες κάθε ημέρα χωριστά, θα μπορούσες να καταλήξεις σε πολύ διαφορετικά συμπεράσματα.
Παράγεις 100 τεμάχια κάθε ημέρα. Οι πωλήσεις και όσα αποσύρεις αλλάζουν, αλλά η ποσότητα που προσθέτεις καθημερινά στο απόθεμα παραμένει ίδια.
Παρατήρησε τι γίνεται στη στήλη Τελικό Απόθεμα:
- Δευτέρα: 70
- Τρίτη: 80
- Τετάρτη: 95
- Πέμπτη: 105
- Παρασκευή: 110
- Σάββατο: 110
- Κυριακή: 120
Αν κοιτούσες κάθε ημέρα χωριστά, η μεταβολή μπορεί να μην σου φαινόταν ιδιαίτερα σημαντική. Όταν όμως βάλεις τις επτά ημέρες στη σειρά, η τάση γίνεται καθαρή.
Τη Δευτέρα το πρωί ξεκινάς με αποθήκη 40 τεμαχίων και την Κυριακή κλείνεις με αποθήκη 120 τεμαχίων.
Μέσα στην εβδομάδα παρήγαγες συνολικά 700 τεμάχια. Από αυτά, τα 575 πουλήθηκαν και τα 45 έφυγαν με άλλον τρόπο.
Άρα το απόθεμα αυξήθηκε συνολικά κατά 80 τεμάχια:
40 + 700 − 575 − 45 = 120
Αυτό δεν σημαίνει αυτομάτως ότι η παραγωγή είναι λάθος. Είναι όμως κάτι που χρειάζεται να το εξετάσεις.
06Τι να ελέγχεις στο τέλος της εβδομάδας
Αν το τελικό απόθεμα ανεβαίνει σταθερά
Αν παράγεις σταθερά την ίδια ποσότητα και βλέπεις το τελικό απόθεμα να αυξάνεται για αρκετές ημέρες, έχεις ένδειξη ότι η ποσότητα που προσθέτεις μπορεί να είναι μεγαλύτερη από αυτή που τελικά χρειάζεσαι.
Πριν τη μειώσεις, δες αν υπάρχει λόγος για τον οποίο κρατάς αυτό το επιπλέον απόθεμα.
Πλησιάζουν Χριστούγεννα ή κάποια άλλη περίοδος αυξημένης ζήτησης; Είχες ασυνήθιστα χαμηλές πωλήσεις αυτές τις ημέρες;
Αν όχι και η ίδια τάση συνεχίζεται, υπάρχει λόγος να δοκιμάσεις μικρότερη παραγωγή.
Αν το τελικό απόθεμα μειώνεται σταθερά
Μπορεί να καλύπτεις μέρος των πωλήσεων χρησιμοποιώντας απόθεμα που είχε δημιουργηθεί προηγουμένως.
Αυτό δεν αποτελεί πρόβλημα από μόνο του.
Αν όμως συνεχιστεί, κάποια στιγμή μπορεί να ξεμείνεις και να χάσεις πωλήσεις.
Αν το απόθεμα παραμένει περίπου σταθερό
Αυτό δείχνει ότι οι ποσότητες που παράγεις και πουλάς βρίσκονται περίπου σε ισορροπία.
Χρειάζεται όμως μία ακόμη ερώτηση:
Πόσο απόθεμα χρειάζεσαι σταθερά.
Μήπως κρατάς σταθερά στην αποθήκη σου 200 τεμάχια και χρειάζεσαι μόνο 50;
Αν τα 200 δεν εξυπηρετούν κάποια πραγματική ανάγκη, το γεγονός ότι παραμένουν σταθερά δεν αρκεί για να πεις ότι η παραγωγή είναι σωστή.
07Τι δεν σου λέει αυτό το εργαλείο
Ο συγκεκριμένος πίνακας δεν είναι σύστημα απογραφής και δεν αντικαθιστά κανένα λογισμικό διαχείρισης αποθέματος.
Δεν υπολογίζει την οικονομική αξία του αποθέματος, FIFO, κόστος πωληθέντων ή αναλυτική ιχνηλασιμότητα.
Δε σου λέει επίσης ποια είναι αυτομάτως η ιδανική ποσότητα παραγωγής.
Είναι ένας λειτουργικός έλεγχος.
Σε βοηθά να καταλάβεις τι συμβαίνει στην ποσότητα ενός συγκεκριμένου προϊόντος και να αποφασίσεις αν υπάρχει λόγος να εξετάσεις αλλαγή.
Αν η επιχείρησή σου έχει πολλά προϊόντα, ημερομηνίες λήξης, διαφορετικές παρτίδες, σημαντική φύρα ή σύνθετη παραγωγή, πιθανότατα να χρειάζεσαι πιο αναλυτικό σύστημα.
Ο απλός αυτός έλεγχος όμως μπορεί να σου δείξει πρώτα πού αξίζει να κοιτάξεις.
08Πότε έχεις αρκετά στοιχεία για να αλλάξεις την παραγωγή
Έχεις λόγο να εξετάσεις αλλαγή στην παραγωγή όταν βλέπεις ότι, για αρκετές συνεχόμενες ημέρες, η ποσότητα που παράγεις δεν συμβαδίζει με την ποσότητα που τελικά φεύγει.
Στο παράδειγμά μας αυτό φαίνεται επειδή:
- παράγεις σταθερά 100 τεμάχια,
- το τελικό απόθεμα αυξάνεται σχεδόν κάθε μέρα,
- η αύξηση δεν είναι αποτέλεσμα μίας μόνο ασυνήθιστης ημέρας.
Τότε έχει νόημα να εξετάσεις αν πρέπει να μειώσεις την παραγωγή.
Αντίστοιχα, αν το απόθεμα μειώνεται συνεχώς, έχει νόημα να εξετάσεις αν η παραγωγή χρειάζεται να αυξηθεί.
09Ξεκίνα με ένα προϊόν και 7 ημέρες
Δεν χρειάζεται να αλλάξεις όλη τη διαδικασία παραγωγής σου.
Διάλεξε ένα προϊόν που παράγεις συχνά.
Για μία εβδομάδα κατάγραψε:
- τι είχες στην αρχή
- τι παρήγαγες
- τι πουλήθηκε
- τι δώρισες / πέταξες / χρησιμοποίησες
- τι έμεινε
Στο τέλος κοίταξε συγκεντρωτικά τα τελικά αποθέματα των 7 ημερών.
Αν βλέπεις κάποιο μοτίβο σταθερής αύξησης ή μείωσής τους, χρειάζεται να το εξετάσεις περαιτέρω.
Αν δεν βλέπεις ακόμη τάση, συνέχισε για λίγο ακόμα ώστε να αποφασίσεις αν η παραγωγή σου είναι εντάξει ή χρειάζεται να αλλάξεις κάτι.
Αν στο τέλος της εβδομάδας τα νούμερα σου δείχνουν ότι κάτι χρειάζεται να αλλάξει, αλλά δεν είσαι σίγουρος τι, αυτό μπορούμε να το δουλέψουμε πάνω στα δικά σου δεδομένα σε μία Διαγνωστική Συνεδρία.
Η ΣΥΓΓΡΑΦΕΑΣ
Φωτεινή Βαβίτσα
Οικονομολόγος · Σύμβουλος επιχειρήσεων · Εκπαιδεύτρια
Σε βοηθάω να κατανοήσεις καλύτερα τη μικρή σου επιχείρηση και να οργανώσεις τα επόμενα βήματά σου.
ΤΟ ΕΠΟΜΕΝΟ ΒΗΜΑ
Αναγνωρίζεις τι συμβαίνει.
Το επόμενο ερώτημα είναι τι χρειάζεται να αλλάξεις.
Αν η καταγραφή σου δείχνει ότι κάτι συμβαίνει στην παραγωγή ή στο απόθεμα αλλά δεν είναι ξεκάθαρο ποια αλλαγή έχει νόημα, αυτό είναι ένα από τα θέματα που μπορούμε να εξετάσουμε στη Διαγνωστική Συνεδρία Επιχείρησης.
Εξετάζουμε το συγκεκριμένο πρόβλημα, τα στοιχεία που ήδη έχεις και τι χρειάζεται να μετρήσεις ή να δοκιμάσεις πριν πάρεις την επόμενη απόφαση.
ΣΥΝΕΧΙΣΕ ΤΗΝ ΑΝΑΓΝΩΣΗ