ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΓΙΑ ΜΙΚΡΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ
Αυτονομία ομάδας στη μικρή επιχείρηση: πώς να μειώσεις την εξάρτηση από εσένα
Έχεις δώσει δουλειές στην ομάδα σου, αλλά συνεχίζεις να απαντάς σε ερωτήσεις, να εγκρίνεις αποφάσεις, να ελέγχεις και να διορθώνεις. Με αυτόν τον πρακτικό έλεγχο μπορείς να δεις πού εξακολουθεί να χρειάζεται η συμμετοχή σου και τι μπορεί να αλλάξει ώστε μια συγκεκριμένη δουλειά να γίνεται σωστά με μεγαλύτερη αυτονομία.
Οι καθημερινές δουλειές μιας μικρής επιχείρησης μπορούν να συνεχίζουν χωρίς να εξαρτώνται από εσένα.
- Πώς να ελέγξεις την αυτονομία της ομάδας σε μία συγκεκριμένη δουλειά
- Πώς να μετρήσεις πόσο εξαρτάται η δουλειά από εσένα
- Πώς να μεταφέρεις την ευθύνη σωστά
- Ποιες αποφάσεις μπορεί να παίρνει η ομάδα χωρίς εσένα
- Πότε η ομάδα είναι έτοιμη για περισσότερη αυτονομία
- Ο πίνακας οδηγιών για την ομάδα σου
- Τι δείχνουν οι επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις και διορθώσεις
- Πώς να αυξήσεις σταδιακά την αυτονομία της ομάδας
- Πότε μπορείς να μειώσεις τον έλεγχο και τη δική σου συμμετοχή
Έχεις αναθέσει σε ένα μέλος από την ομάδα σου την προετοιμασία των παραγγελιών που φεύγουν με courier.
Δεν φτιάχνεις πια εσύ τα δέματα.
Μέσα στην ημέρα όμως σε ρωτά αν μια παραγγελία χρειάζεται διαφορετική συσκευασία. Λίγο αργότερα ζητά να εγκρίνεις μια αλλαγή. Πριν φύγουν οι αποστολές, τις ελέγχεις και διορθώνεις μία από αυτές για κάτι που έχετε πει ξανά και ξανά.
Επιπρόσθετα, αν δεν θυμηθείς εσύ ότι μια συγκεκριμένη παραγγελία πρέπει να φύγει νωρίτερα, υπάρχει πιθανότητα να καθυστερήσει.
Το εύκολο συμπέρασμα είναι:
«Μα όλα εγώ πρέπει να τα κάνω πλέον για να γίνουν σωστά;»
Μπορεί να ισχύει και όντως να έχεις δημιουργήσει μία ομάδα με τα λάθος άτομα.
Μπορεί όμως και όχι. Σε αυτές τις περιπτώσεις χρειάζεται να ελέγξουμε:
- Είναι σαφές τι πρέπει να αποφασίζει η ομάδα σου χωρίς εσένα;
- Ξέρει ακριβώς πότε ένα αποτέλεσμα είναι σωστό και ολοκληρωμένο;
- Έχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες;
- Απευθύνεσαι σε έμπειρο μέλος της ομάδας ή σε ένα καινούριο άτομο που ακόμα εκπαιδεύεται;
Ή, μήπως συνεχίζεις να κρατάς των έλεγχο σε δουλειές και αποφάσεις που δε χρειάζεται πλέον να περνούν από εσένα.
Σε μια μικρή επιχείρηση αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία. Όταν πολλές καθημερινές δουλειές εξακολουθούν να χρειάζονται την έγκριση του ιδιοκτήτη για να προχωρήσουν, η ομάδα μπορεί να υπάρχει, αλλά μεγάλο μέρος της λειτουργίας παραμένει συγκεντρωμένο σε ένα άτομο.
Σε αυτό το άρθρο θα ελέγξουμε αν έχεις δώσει απλά εντολές της μορφής «από εδώ και πέρα αυτό το αναλαμβάνεις εσύ», ή όντως μπορεί μία διαδικασία να προχωρήσει χωρίς πλέον να χρειάζεται να είσαι εκεί και όλο αυτό να είναι ασφαλές για την επιχείρησή σου.
01Πώς να ελέγξεις την αυτονομία της ομάδας σε μία συγκεκριμένη δουλειά
Δεν μπορείς να αποφασίσεις γενικά αν η ομάδα σου είναι αυτόνομη. Πρέπει να κοιτάξεις μία συγκεκριμένη δουλειά και να δεις αν μπορεί να γίνεται σωστά χωρίς να χρειάζεται να παρεμβαίνεις διαρκώς.
Σου προτείνω να μελετήσεις μία συγκεκριμένη δουλειά που επαναλαμβάνεται.
Για παράδειγμα:
- την προετοιμασία των παραγγελιών που φεύγουν με courier,
- το κλείσιμο ταμείου,
- την καταχώριση παραγγελιών,
- την παραγωγή ενός συγκεκριμένου προϊόντος.
Παρακολούθησε τη συγκεκριμένη δουλειά από την αρχή μέχρι να ολοκληρωθεί.
Αυτό που θέλεις να δεις είναι αν, για να γίνει σωστά, χρειάζεται κάθε φορά:
- να απαντήσεις σε ερωτήσεις,
- να πάρεις εσύ κάποια απόφαση,
- να κάνεις έλεγχο,
- να διορθώσεις κάτι,
- να θυμίσεις τι πρέπει να γίνει.
Έτσι δεν καταλήγεις βιαστικά ότι «όλα περνούν από το χέρι σου».
Μπορεί απλώς να μην είναι σαφής η διαδικασία, να λείπει κάποια πληροφορία, να μην έχει ξεκαθαριστεί ποιος αποφασίζει ή να έχεις κολλήσει σε μια εξαίρεση που έγινε κάποια στιγμή στο παρελθόν και σε τρομάζει έως σήμερα.
Το ερώτημα που θέλεις να απαντήσεις είναι:
«Μπορεί αυτή η δουλειά να ολοκληρωθεί σωστά χωρίς να χρειάζεται κάθε φορά η δική μου βοήθεια, έγκριση ή έλεγχος;»
02Πώς να μετρήσεις πόσο εξαρτάται ακόμη η δουλειά από εσένα
Αφού διαλέξεις τη δουλειά που θέλεις να παρακολουθήσεις, δες πότε και για ποιο λόγο χρειάζεται ακόμη η δική σου συμμετοχή.
Παρακολούθησε την ίδια δουλειά σε αρκετές επαναλήψεις.
Για κάθε φορά σημείωσε:
- Τι σε ρώτησαν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
- Ποιες αποφάσεις χρειάστηκε να πάρεις εσύ.
- Τι χρειάστηκε να ελέγξεις.
- Αν έγινε κάποιο λάθος επειδή δεν το έλεγξες εσύ.
- Αν διόρθωσες κάτι.
- Τι χρειάστηκε να κάνεις στο τέλος εσύ.
- Αν παρενέβης χωρίς να σου το ζητήσουν.
Αν θέλεις, μπορείς να σημειώσεις και μια πρόχειρη εκτίμηση του συνολικού χρόνου που σου πήρε η συγκεκριμένη δουλειά.
Το πιο χρήσιμο όμως είναι να καταγράψεις τι ακριβώς χρειάστηκε να κάνεις ενώ πίστευες πως είχες ξεμπερδέψει με αυτό.
03Πώς να μεταφέρεις την ευθύνη σωστά
Αν θέλεις κάποιος να μπορεί να κάνει μια δουλειά χωρίς να σε ρωτά κάθε λίγο, πρέπει πρώτα να ξέρει τι ακριβώς περιμένεις από αυτόν.
Συνήθως, σε αυτές τις περιπτώσεις ακούω ότι «Εγώ θέλω απλά να γίνει σωστά η δουλειά».
Κάτι που είναι εύλογο και σεβαστό. Από την άλλη είναι και πολύ γενικό γιατί το άτομο που θα αναλάβει πρέπει να ξέρει τι σημαίνει σωστά στη συγκεκριμένη δουλειά.
Στο παράδειγμα με τις παραγγελίες για την courier αυτό σημαίνει να κάνεις ξεκάθαρο τι θεωρείς ολοκληρωμένη παραγγελία:
- να έχει τα σωστά προϊόντα,
- να είναι σωστά συσκευασμένη,
- να έχει τα σωστά στοιχεία,
- να είναι έτοιμη στην ώρα της.
Αν αυτά τα ξέρεις μόνο εσύ, είναι εύκολο να γίνει το εξής:
- Το μέλος της ομάδας ολοκληρώνει τη δουλειά όπως θεωρεί σωστό.
- Εσύ βλέπεις κάτι που δε σου κάνει.
- Το διορθώνεις.
- Την επόμενη φορά αρχίζει να σε ρωτά πριν προχωρήσει με το κάθε τι.
Και κάπως έτσι δημιουργείται η εξάρτηση από εσένα.
Γι’ αυτό, πριν περιμένεις περισσότερη αυτονομία, ξεκαθάρισε πρώτα:
«Πότε θεωρούμε ότι αυτή η δουλειά έχει γίνει σωστά;»
Όσο πιο ξεκάθαρη είναι αυτή η απάντηση, τόσο πιο εύκολο είναι για κάθε άτομο να ελέγχει μόνο του τη δουλειά του πριν χρειαστεί εσένα.
04Ποιες αποφάσεις μπορεί να παίρνει η ομάδα χωρίς εσένα
Το ότι κάποιο άτομο έχει αναλάβει μια δουλειά δε σημαίνει ότι ξέρει αυτόματα και ποιες αποφάσεις μπορεί να πάρει μόνο του καθώς την κάνει.
Αν αυτό δεν είναι ξεκάθαρο, το πιο ασφαλές είναι να σε ρωτά.
Ας πούμε ότι μία εργαζόμενη έχει αναλάβει την εξυπηρέτηση πελατών και ένας πελάτης ζητά αλλαγή σε κάτι που έχει ήδη παραγγείλει.
- Μπορεί να δεχτεί την αλλαγή, χωρίς να ρωτήσει;
- Μπορεί να προτείνει κάποια εναλλακτική;
- Μπορεί να κάνει μια μικρή έκπτωση;
- Ή πρέπει πρώτα να μιλήσει μαζί σου;
Καθώς ένα μέλος της ομάδας αποκτά εμπειρία και αποδεικνύει την υπευθυνότητά του είναι καλό να βλέπετε μαζί τι μπορεί να αποφασίσει και με ποια κριτήρια. Έτσι, σταδιακά κάποιες αρκετά συνηθισμένες περιπτώσεις δε θα καταλήγουν κάθε φορά σε εσένα.
Γι’ αυτό χρειάζεται να ορίσεις μέχρι πού μπορεί να προχωρά χωρίς τη δική σου έγκριση.
Μπορείς να χωρίσεις τις αποφάσεις σε τρεις κατηγορίες:
Αποφασίζει μόνη της
Πρόκειται για περιπτώσεις που μπορεί να χειριστεί χωρίς να σε ρωτήσει.
Για παράδειγμα:
«Αν ο πελάτης ζητήσει αλλαγή που δεν επηρεάζει την τιμή ή τον χρόνο παράδοσης, μπορείς να προχωρήσεις.»
Αποφασίζει και σε ενημερώνει
Μπορεί να προχωρήσει χωρίς να περιμένει έγκριση, αλλά θέλεις να γνωρίζεις τι έγινε.
Για παράδειγμα:
«Αν χρειαστεί να αλλάξεις την ώρα παράδοσης μέσα στην ίδια ημέρα, προχώρα και ενημέρωσέ με.»
Σε ρωτά πριν αποφασίσει
Κάποιες αποφάσεις θέλεις να παραμένουν σε εσένα.
Για παράδειγμα:
«Αν χρειάζεται έκπτωση πάνω από ένα συγκεκριμένο ποσό ή επιστροφή χρημάτων, ρώτησέ με πριν προχωρήσεις.»
Στη συνέχεια, ορίστε μαζί μία ημέρα και ώρα της εβδομάδας που θα βλέπετε τις αποφάσεις που πήρε για ανασκόπηση και πιθανές βελτιώσεις.
Σίγουρα, αυτή η διαδικασία έχει το ρίσκο κάποια πράγματα να μην πάνε όπως τα ήθελες, ειδικά στην αρχή.
Είναι ένα ενδιάμεσο στάδιο που θα χρειαστεί να περάσετε και οι δύο ώστε να μπορέσει να αυτονομηθεί και εσύ να ανεξαρτητοποιηθείς από αυτά που θέλεις να αναθέσεις.
05Πότε η ομάδα σου είναι έτοιμη να αναλάβει περισσότερες ευθύνες;
Όταν ένας άνθρωπος αναλαμβάνει μια καινούργια δουλειά, είναι φυσιολογικό στην αρχή να σε χρειάζεται περισσότερο.
Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να:
- Κάνει περισσότερες ερωτήσεις,
- Ζητά επιβεβαίωση σε κάποια σημεία πριν προχωρήσει,
- Χρειάζεται έλεγχο, ή
- Κάνει λάθη που ακόμη διορθώνονται.
Το σημαντικό είναι να δεις τι συμβαίνει όσο η ίδια δουλειά επαναλαμβάνεται.
Αν συνεχίζει να σε ρωτά τα ίδια πράγματα, να κάνει τα ίδια λάθη ή να χρειάζεται κάθε φορά την ίδια έγκριση, τότε χρειάζεται να δεις τι συμβαίνει και να το συζητήσετε.
Αν όμως βλέπεις ότι:
- Οι ίδιες ερωτήσεις μειώνονται,
- Τα ίδια λάθη δεν επαναλαμβάνονται,
- Κάποιες αποφάσεις παίρνονται πλέον σωστά χωρίς εσένα,
- Και δε χρειάζεται πλέον να ελέγχεις το κάθε τι πριν προσχωρήσει,
τότε έχεις ένδειξη ότι μπορείς δώσεις σε αυτό το άτομο μεγαλύτερη αυτονομία.
Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που έχω δει να συμβαίνουν είναι η παγίδα του “Τόσος καιρός έχει περάσει, δε θα έπρεπε να τα κάνει χωρίς εμένα;”
Αυτό εξαρτάται από το πόσο σωστή είναι η καθοδήγηση και το feedback που δίνεις καθόλη τη διάρκεια της διαδικασίας.
Η αυτονομία θα έρθει από μόνη της στην πορεία του χρόνου. Προκύπτει όταν βλέπεις στην πράξη ότι η δουλειά γίνεται σωστά με λιγότερη δική σου βοήθεια.
06Ο πίνακας οδηγιών για την ομάδα σου
Αφού έχεις ξεκαθαρίσει τι περιμένεις από τη δουλειά και ποιες αποφάσεις μπορεί να παίρνει η ομάδα χωρίς εσένα, βάλε τα βασικά σε έναν πίνακα που μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην πράξη.
Για κάθε συνηθισμένη περίπτωση, ξεκαθάρισε:
- σε ποιες περιπτώσεις μπορεί ένα άτομο να προχωρήσει χωρίς να σε ρωτήσει,
- πότε πρέπει να σε ρωτήσει,
- πώς πρέπει να είναι το αποτέλεσμα για να θεωρείται σωστό,
- τι πρέπει να έχει ολοκληρωθεί για να θεωρείται ότι η δουλειά έκλεισε.
| Όταν συμβαίνει αυτό… | Προχωράς χωρίς να ρωτήσεις όταν… | Με ρωτάς όταν… | Το σωστό αποτέλεσμα είναι… | Πότε θεωρείται ολοκληρωμένο |
|---|---|---|---|---|
| Πελάτης ζητά αλλαγή σε παραγγελία | Η αλλαγή δεν επηρεάζει την τιμή ή την ημερομηνία παράδοσης. | Αλλάζει η τιμή, η ημερομηνία ή χρειάζεται εξαίρεση από όσα έχουμε συμφωνήσει. | Η παραγγελία έχει αλλάξει ακριβώς σύμφωνα με αυτό που συμφωνήθηκε με τον πελάτη. | Η αλλαγή έχει καταγραφεί στα σωστά σημεία και ο πελάτης έχει ενημερωθεί. |
| Χρειάζεται να δοθεί έκπτωση | Η έκπτωση βρίσκεται μέσα στο όριο που έχουμε συμφωνήσει. | Ξεπερνά το όριο ή συνδυάζεται με άλλη προσφορά. | Η τελική τιμή είναι μέσα στα όρια που έχει θέσει η επιχείρηση. | Η τιμή έχει συμφωνηθεί με τον πελάτη και έχει περαστεί σωστά όπου χρειάζεται. |
| Πελάτης έχει παράπονο | Το θέμα καλύπτεται από λύση που έχει ήδη συμφωνηθεί. | Χρειάζεται επιστροφή χρημάτων, αποζημίωση ή εξαίρεση. | Η λύση που δόθηκε είναι αυτή που προβλέπεται για τη συγκεκριμένη περίπτωση. | Η λύση έχει δοθεί, ο πελάτης έχει ενημερωθεί και το περιστατικό έχει καταγραφεί. |
| Υπάρχει καθυστέρηση | Μπορεί να αντιμετωπιστεί χωρίς να αλλάξει αυτό που έχει συμφωνηθεί με τον πελάτη. | Δεν μπορεί πλέον να τηρηθεί η συμφωνημένη προθεσμία. | Η διαχείριση της καθυστέρησης δεν δημιουργεί λάθος ή διαφορετική υπόσχεση προς τον πελάτη. | Έχουν γίνει οι απαραίτητες ενέργειες και έχουν ενημερωθεί όσοι επηρεάζονται. |
Πάρε τις ερωτήσεις και τις εγκρίσεις που φτάνουν ήδη σε εσένα μέσα στην καθημερινή δουλειά.
Αν, για παράδειγμα, ακούς συχνά:
«Μπορώ να του κάνω αυτή την έκπτωση;»
πρόσθεσέ το στον πίνακα.
Αποφάσισε σε ποιες περιπτώσεις μπορεί να γίνει κάποια έκπτωση και μέχρι ποιο ποσοστό, χωρίς να χρειαστεί να σε ρωτήσουν.
Μετά γράψε και τι πρέπει να ισχύει για να θεωρείς ότι η απόφαση πάρθηκε σωστά και ότι η δουλειά έχει ολοκληρωθεί.
Δώσε τον πίνακα στα μέλη της ομάδας σου και συμφωνήστε ότι, όταν εμφανίζεται μία από αυτές τις περιπτώσεις, ελέγχει πρώτα τον πίνακα και προχωρά με βάση όσα έχετε συμφωνήσει.
Από εκεί και πέρα, υπάρχουν δύο χρήσιμα σημάδια ότι ο πίνακας χρειάζεται αλλαγή:
- η ίδια περίπτωση συνεχίζει να επιστρέφει σε εσένα, παρότι υπάρχει ήδη ξεκάθαρος κανόνας,
- κάποιος ακολουθεί τον κανόνα, αλλά το αποτέλεσμα δεν είναι αυτό που είχες στο μυαλό σου όταν έγραφες τον πίνακα.
Στην πρώτη περίπτωση, έλεγξε αν ο κανόνας είναι πράγματι αρκετά σαφής ή αν δεν έχει γίνει κατανοητό ότι ο άνθρωπος έχει δικαίωμα να αποφασίσει.
Στη δεύτερη, ρώτησε ποια σημεία μπερδεύουν τα μέλη της ομάδας σου για να τα διορθώσεις.
Ο πίνακας είναι ένα χρήσιμο έγγραφο για να μεταφέρεις συγκεκριμένες αποφάσεις από εσένα στην ομάδα και να ελέγχεις αν τα όρια που έβαλες λειτουργούν στην πράξη.
07Τι δείχνουν οι επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις και διορθώσεις
Χρειάζεται να ξεκινήσουμε καταλαβαίνοντας τη διαφορά ανάμεσα σε μία ερώτηση που γίνεται για να αποφευχθεί κάποιο λάθος και μία που απλά επαναλαμβάνεται ξανά και ξανά χωρίς λόγο.
Το χρήσιμο είναι να αναγνωρίσεις γιατί έγινε μια ερώτηση ή μια διόρθωση και ταυτόχρονα να καταλάβεις τι να κάνεις διαφορετικά μετά.
Για παράδειγμα, αν σε ρωτούν συχνά:
«Μέχρι πόση έκπτωση μπορώ να δώσω;»
τότε δε χρειάζεται να απαντάς κάθε φορά με ένα ποσοστό. Χρειάζεται να ορίσεις έναν κανόνα και να τον βάλεις στον οδηγό αυτονομίας:
«Μπορούμε να κάνουμε έκπτωση έως 5% χωρίς να ζητήσουμε έγκριση. Πιθανές εκπτώσεις πάνω από 5% γίνονται κατόπιν συνεννόησης.»
Το ίδιο ισχύει για μια διόρθωση που εμφανίζεται ξανά και ξανά. Αν, για παράδειγμα, λείπει συστηματικά ένα συγκεκριμένο βήμα από το κλείσιμο μιας παραγγελίας, κάνε αυτό το βήμα μέρος του τρόπου με τον οποίο ορίζεται η δουλειά ως ολοκληρωμένη.
Μια ασυνήθιστη περίπτωση, αντιθέτως, δε χρειάζεται να μετατρέπεται αμέσως σε νέο κανόνα. Χειρίσου την και δες αν είναι πιθανό να εμφανιστεί ξανά. Όταν αρχίζει να επαναλαμβάνεται, τότε έχει νόημα να προστεθεί στον οδηγό.
Το ίδιο ισχύει και για τους ελέγχους που κάνεις εσύ. Ένας τελικός έλεγχος που εξακολουθεί να εντοπίζει ουσιαστικά λάθη παραμένει χρήσιμος.
Όταν όμως για αρκετές επαναλήψεις δε βρίσκεις κάτι που χρειάζεται αλλαγή, αξίζει να εξετάσεις αν χρειάζεται να γίνεται με τον ίδιο τρόπο ή τόσο συχνά.
Έτσι κάθε επαναλαμβανόμενη ερώτηση ή διόρθωση μπορεί να οδηγήσει σε κάτι συγκεκριμένο:
καλύτερη οδηγία, σαφέστερο όριο απόφασης, πιο ξεκάθαρο κριτήριο σωστού αποτελέσματος ή καλύτερο ορισμό του πότε η δουλειά θεωρείται ολοκληρωμένη.
Η πρακτική πρόοδος φαίνεται όταν τα ίδια θέματα σταματούν σταδιακά να επιστρέφουν σε εσένα, χωρίς η ομάδα να χρειάζεται να μαντεύει τι περιμένεις.
08Πώς να δώσεις περισσότερη αυτονομία χωρίς να χάσεις τον έλεγχο
Η μαγική συνταγή βρίσκεται στη λέξη σταδιακά.
Που σημαίνει ότι αυτή είναι μία διαδικασία όπου θα πάρει χρόνο για να πάμε από το
«Με ρωτάς πριν αποφασίσεις»
στο:
«Αποφασίζεις εσύ και δεν χρειάζεται να με ενημερώνεις».
Για παράδειγμα, αν σήμερα η ομάδα σου σε ρωτά πριν κάνει οποιαδήποτε έκπτωση, στην αρχή, θα δώσεις την οδηγία:
«Μπορούμε να κάνουμε έκπτωση έως 5%, αλλά θέλω να με ενημερώνετε, όταν αποφασίζετε να κάνετε κάτι τέτοιο.»
Έτσι η δουλειά δε σταματά μέχρι να απαντήσεις, ενώ εσύ εξακολουθείς να γνωρίζεις τι αποφάσεις παίρνονται.
Αν στη συνέχεια βλέπεις ότι αυτό λειτουργεί σωστά, μπορείς να μειώσεις και την ανάγκη ενημέρωσης:
«Έως 5% αποφασίζετε εσείς και με ρωτάτε μόνο αν πιστεύεται ότι χρειάζεται μεγαλύτερη έκπτωση.»
Στο τέλος της βάρδιας, ζητάς να σε ενημερώσουν σε ποιες περιπτώσεις επέλεξαν να κάνουν έκπτωση και γιατί.
Σταδιακά, θα περάσετε στο σημείο όπου η έκπτωση έως 5% μπορεί να γίνει ένας κανόνας που ακολουθείτε συνολικά ως ομάδα χωρίς να χρειάζεται να σε ρωτούν.
*Για τα νέα άτομα της ομάδας αξίζει να θυμάσαι ότι χρειάζεται πάντα μία περίοδος προσαρμογής στους κανόνες που ισχύουν συνολικά. Αν δε θέλεις να εμπλέκεσαι εσύ, μπορείς να ορίσεις υπεύθυνο βάρδιας ώστε να απευθύνονται εκεί.
Δεν χρειάζεται όλες οι αποφάσεις να φτάσουν στο τελευταίο στάδιο. Κάποιες μπορεί να θέλεις να συνεχίσουν να περνούν από εσένα, επειδή έχουν μεγαλύτερο κόστος ή μεγαλύτερες συνέπειες για την επιχείρηση.
Για να ξεκινήσεις, διάλεξε μία απόφαση που σήμερα εγκρίνεις κάθε φορά και σκέψου:
«Χρειάζεται ακόμη να την εγκρίνω ή μπορεί πλέον ο άνθρωπος που την παίρνει να προχωρά και απλώς να με ενημερώνει;»
09Πώς θα καταλάβεις ότι η ομάδα λειτουργεί με μεγαλύτερη αυτονομία
Ας είμαστε ειλικρινείς: Αν έχεις τη δική σου μικρή επιχείρηση στην Ελλάδα, κατά πάσα πιθανότητα δε θα φτάσεις στο σημείο όπου κανείς δε σε ρωτά για τίποτα.
Αυτό που θέλουμε να δουλέψουμε είναι ποιες δουλειές καταλήγουν πλέον σε εσένα.
Ορισμένα σημεία στα οποία θέλουμε να φτάσουμε είναι:
Από εκεί που σε ρωτούσαν για κάθε μικρή αλλαγή σε μια παραγγελία, σήμερα οι συνηθισμένες περιπτώσεις να προχωρούν ομαλά και με τρόπο που αντιπροσωπεύει την επιχείρηση.
Από το σημείο όπου χρειαζόταν να θυμίζεις τα επόμενα βήματα στο να ολοκληρώνεται η δουλειά χωρίς υπενθυμίσεις.
Οι ερωτήσεις που καταλήγουν σε εσένα να αφορούν κυρίως περιπτώσεις έξω από όσα έχετε συμφωνήσει και με συγκεκριμένες προτάσεις για το πώς να τις χειριστείτε.
Δε θέλεις η ομάδα να αποφασίζει αυθαίρετα για κάτι που βρίσκεται έξω από το πεδίο αρμοδιοτήτων της.
Το ζητούμενο είναι να μη χρειάζεται εσένα για πράγματα που μπορεί πλέον να χειριστεί σωστά μόνη της.
Μία βασική λεπτομέρεια για την αυτονομία.
Για να έχεις μία ομάδα που λειτουργεί αυτόνομα, τα μέλη της χρειάζεται να ξέρουν:
- τι περιμένεις από τη δουλειά,
- ποιες αποφάσεις μπορούν να πάρουν χωρίς εσένα,
- πότε πρέπει να σε ρωτήσουν,
- πώς μοιάζει το σωστό αποτέλεσμα,
- πότε η δουλειά θεωρείται ολοκληρωμένη.
Αντίστοιχα, χρειάζεται κι εσύ να έχεις τη διάθεση να μην παρεμβαίνεις σε αποφάσεις που έχετε ήδη συμφωνήσει ότι μπορεί να παίρνει η ομάδα.
Σε αυτή την περίπτωση, δε σημαίνει ότι αποσύρεσαι από την επιχείρηση ή ότι σταματάς να ελέγχεις όσα χρειάζονται έλεγχο.
Εκεί χρειάζεται να περάσεις στο επόμενο επίπεδο όπου μαθαίνεις πώς να δίνεις σωστή ανατροφοδότηση πάνω στα γεγονότα και τα αποτελέσματα που προκύπτουν από την πρακτική εφαρμογή των οδηγιών που έχεις δώσει στην ομάδα σου.
Κοινώς, να μάθεις πώς να εφαρμόζεις τις αρχές της αποτελεσματικής ηγεσίας.
Τι κερδίζεις τελικά
Όσο η ομάδα μπορεί να χειρίζεται σωστά περισσότερες καθημερινές περιπτώσεις, εσύ μπορείς να ασχολείσαι λιγότερο με τη διεκπεραίωση και περισσότερο με όσα δεν μπορεί να αποφασίσει κανένα άλλο άτομο για τη δική σου επιχείρηση.
Εκεί βρίσκεται η ουσιαστική αξία της αυτονομίας: στο να αξιοποιείς διαφορετικά τον δικό σου ρόλο ως επικεφαλής της ομάδας.
Αν βλέπεις το ίδιο μοτίβο σε πολλά διαφορετικά σημεία της επιχείρησης, μπορεί να συνδέεται με ένα ευρύτερο θέμα στον τρόπο που είναι οργανωμένη η καθημερινή λειτουργία. Δες και τις 10 μεγαλύτερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι πολυάσχολοι επιχειρηματίες.
Αν θέλεις να δεις ποιες αποφάσεις και ποια κομμάτια της καθημερινής λειτουργίας αξίζει να μεταφερθούν σωστά από εσένα προς την ομάδα, αυτό μπορούμε να εξετάσουμε μαζί!
Επικοινώνησε μαζί μου για να κλείσουμε μία συνεδρία συμβουλευτικής.
Η ΣΥΓΓΡΑΦΕΑΣ
Φωτεινή Βαβίτσα
Οικονομολόγος · Σύμβουλος επιχειρήσεων · Εκπαιδεύτρια
Σε βοηθάω να κατανοήσεις καλύτερα τη μικρή σου επιχείρηση και να οργανώσεις τα επόμενα βήματά σου.
ΤΟ ΕΠΟΜΕΝΟ ΒΗΜΑ
Οι στόχοι σου χρειάζονται
ένα σημείο εκκίνησης.
Ας δούμε μαζί τι συμβαίνει στην επιχείρησή σου και πού αξίζει να δώσεις πρώτα βάρος.
90 λεπτά · Γραπτή σύνοψη · Πλάνο δράσεων
ΣΥΝΕΧΙΣΕ ΤΗΝ ΑΝΑΓΝΩΣΗ
Το επιχειρείν στην πράξη.
ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΓΙΑ ΜΙΚΡΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ
ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ – ΜΙΚΡΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ